Autor: Jorge Gadze ([email protected] / www.cvpro.com.ar)
Incertidumbre y complejidad son dos conceptos muy usados en el ámbito de proyectos y, sobre todo, cuando se trata de llevarlos a cabo, pues administrar un proyecto implica gestionar estos dos aspectos constitutivos de los mismos.
Para ello es importante conocer sus características distintivas, así como las causas que los generan. No es lo mismo un proyecto de baja complejidad y alta incertidumbre (el desarrollo de micro-algas para alimentación humana en un laboratorio de investigación), que el caso contrario, baja incertidumbre y alta complejidad (implementar una solución madura y probada en una gran empresa, con una importante cantidad de áreas funcionales).
Veamos entonces qué es cada uno de estos conceptos y sus fuentes.
Incertidumbre
Una de las definiciones más simples, pero a la vez muy significativa, establece que es «el conocimiento incompleto, la información insuficiente”. Es importante entonces gestionar estos aspectos de conocimiento e información, pues cuando afectan los objetivos buscados por el proyecto, se pueden convertir tanto en riesgos (en caso de producir perjuicios), como en oportunidades (beneficios).
¿Cuáles son las causas de la incertidumbre?
- La ambigüedad relacionada con la definición del proyecto, con sus objetivos, con los criterios de aceptación de entregables, con las necesidades y expectativas de los distintos interesados, etc.
- La aleatoriedad de las estimaciones (costo y plazo) del proyecto y de las variables asociadas al mismo.
- Los eventos inciertos, o sea, sucesos que no estaban previstos, pero se producen durante el proyecto (tanto los conocidos-desconocidos, como los desconocidos-desconocidos).
- El carácter sistémico de la solución que desarrolla el proyecto y/o del entorno en el cual se lleva a cabo.
Complejidad
Un sistema complejo, como es el proyecto, tiene la particularidad que carece de linealidad entre causa y efecto, entre decisión y resultado. Es decir, se toma una decisión con el propósito de obtener un resultado y luego ocurre algo distinto, que no es precisamente lo que se esperaba lograr.
¿De dónde proviene la complejidad del proyecto?
- De la multiplicidad de su alcance, o sea, de la cantidad de componentes, elementos, sistemas y tecnologías que lo integran.
- De su organización, es decir, de la cantidad de áreas funcionales de la empresa que participan, de la cantidad de interesados afectados y que pueden afectar su desarrollo, de la conformación del equipo de proyecto, etc.
- De la convergencia de intereses y de la forma en que se asignan los beneficios, los costos y la gestión del riesgo entre los diversos interesados en el proyecto.
Gestionar la incertidumbre y la complejidad
Como se desprende de lo anterior, no sólo que la incertidumbre y la complejidad tienen aspectos comunes y, en algunos casos, hasta orígenes similares, sino que también se “alimentan” entre sí, ya que la mayor incertidumbre del proyecto produce mayor complejidad y ésta induce la falta de información y de previsibilidad.
Es por ello que gestionar proyectos es, en esencia, la gestión conjunta de su incertidumbre y complejidad, de modo de alcanzar los objetivos buscados y el aporte de valor al negocio.
Conclusión
Antes de subir a una montaña, los apasionados de este deporte buscan conocer todos los condicionantes del emprendimiento particular a emprender, se preparan y equipan en forma acorde a la magnitud del desafío. En forma similar, ignorar o minimizar las condiciones propias de incertidumbre y complejidad de cada proyecto, sería como ir a la montaña con la idea que es algo similar a un paseo por la playa. No es necesario ser especialista para predecir los resultados de este error de apreciación.